Cara Menggunakan ‘Task Batching’ Agar Lebih Produktif Secara Instan
Sebagai seseorang yang membaca dan menulis banyak Mengenai berbagai metode untuk meningkatkan produktivitas, saya dapat mengatakan dengan pasti bahwa sebagian besar metode di luar sana terutama berfokus pada bagaimana menyusun tugas-tugas Anda dalam sehari. Strategi dan rencana yang mengharuskan Anda memprioritaskan hal-hal yang harus dilakukan, misalnya, umumnya mengharapkan Anda untuk memprioritaskan hal-hal yang harus dilakukan. hari itu. Saran penjadwalan terbaik biasanya berkisar pada bagaimana Anda menentukan dan meluangkan waktu sepanjang satu hari.
Namun terkadang—atau sering kali—Anda mengerjakan sesuatu dalam jangka waktu yang lama, sehingga Anda memerlukan tips produktivitas yang lebih komprehensif. Meskipun terlalu banyak perencanaan awal mungkin terasa menakutkan, ada metode yang dapat Anda gunakan sekarang yang dapat membantu Anda mengatur waktu dengan lebih efektif dalam jangka panjang. Ini disebut “pengelompokan tugas”.
Apa itu pengelompokan tugas?
Pada dasarnya, pengelompokan tugas adalah mengelompokkan tugas atau tanggung jawab serupa dan menyelesaikannya pada waktu yang sama. Idealnya, Anda dapat melakukan semuanya sekaligus, multitasking tetapi tetap dalam frame yang sama untuk semua tugas. Tujuan Anda di sini adalah mengubah konteks, atau mengubah energi emosional dalam pekerjaan. Meskipun benar bahwa multitasking membuat Anda lebih buruk dalam segala hal—itulah sebabnya saya menundanya—itu bukanlah hal yang sama.
Misalnya, daripada melakukan rapat video dari kotak masuk, mencuci piring, hingga membayar tagihan kebersihan, Anda dapat mengelompokkan email dan panggilan video secara bersamaan, mengelompokkan piring dan membersihkan bersama-sama, serta menyimpan tagihan untuk bagian-bagian tertentu dalam satu hari (atau minggu). Menjaga diri Anda dalam kerangka berpikir yang sama akan membantu Anda fokus daripada membiarkan pikiran Anda melayang ke arah yang berbeda.
Anda sudah melakukan pengelompokan tugas tanpa memikirkannya. Saat berbelanja oleh-oleh, misalnya: misalkan Anda perlu membeli sepatu baru untuk anak dan istri Anda, hadiah untuk ibu mertua Anda yang menyukai gelang, satu untuk saudara perempuan Anda yang menyukai kalung, dan sebuah lilin untuk diri Anda sendiri. Di mall, kamu tidak mengambil sepasang sepatu dari loker kaki, lari ke toko perhiasan untuk ibu mertuamu, kembali ke loker kaki untuk membeli sepasang sepatu lagi, kembali ke toko perhiasan untuk membeli kalung adikmu, dan sebagainya. Anda akan mengelompokkan pembelian ini, mendapatkan semua yang Anda butuhkan di toko yang Anda kunjungi sebelum melanjutkan ke toko berikutnya. Jika salah satu toko berada di lokasi yang benar-benar berbeda, Anda mungkin akan menunda pembelian tersebut di hari lain. Semuanya masuk akal – dan Anda bisa menerapkan hal yang sama ya Argumentasikan tugas Anda yang lain.
Cara mengelompokkan tugas Anda secara efektif
Di awal setiap minggu, mulailah dengan daftar tugas rutin Anda, tetapi kemudian gabungkan hal-hal serupa dan jadwalkan kelompok tersebut untuk hari-hari tertentu. Misalnya, jika Anda perlu membeli makanan anjing, perlengkapan sekolah, dan bahan makanan, jadwalkan perjalanan berbelanja untuk satu hari dalam seminggu. Jika Anda memiliki jadwal makan malam bersama seorang teman dan ingin menelepon ibu Anda untuk menanyakan kabar klub bukunya, cobalah melakukan semua check-in sosial tersebut pada hari yang sama. Pekerjaan intensif menulis dilakukan secara bertahap, baik untuk sekolah, bekerja, atau bersenang-senang. Email pribadi dan profesional semuanya ditangani dalam satu batch. Tugas-tugas rumah tangga dijalankan secara berkelompok, baik itu membersihkan atau membongkar barang bawaan dari perjalanan
Apa pendapat Anda sejauh ini?
Jika Anda akan mengadakan pesta atau acara besar, daripada memilih satu barang penting untuk satu hari, jadwalkan waktu persiapan untuk satu hari dan hari berikutnya. Selesaikan tugas serupa Anda dalam satu hari sehingga Anda dapat melanjutkan dan fokus pada kelompok berikutnya pada hari berikutnya.
Langkah penting di sini bukanlah menjadwalkan batch Anda terlebih dahulu di awal minggu, tetapi memeriksa kemajuannya seiring berjalannya minggu. Tenggat waktu dapat berubah (atau terlewat), dan apa yang tadinya merupakan prioritas rendah pada hari Senin tiba-tiba menjadi penting pada hari Rabu. Pengelompokan tugas membantu Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam jumlah yang lebih besar, sehingga membebaskan Anda dari keadaan darurat atau tanggung jawab tak terduga yang mungkin muncul.
Alasan cara ini berhasil adalah karena hal ini menempatkan Anda “di dalam zona”. Alih-alih ditarik ke berbagai arah dan terus-menerus memikirkan perpindahan gigi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas terpisah berikutnya, Anda tetap mengikuti arus. Pada hari-hari email, Anda menelusuri kotak masuk lebih cepat karena Anda fokus pada satu tugas sepanjang waktu. Pada hari pembersihan, setiap tugas tampaknya tidak terlalu sulit karena Anda mengerjakan banyak tugas secara berurutan. Saat Anda berada dalam kondisi arus seperti ini, segala sesuatunya menjadi lebih mudah dan Anda dapat fokus lebih dalam—ditambah lagi, teknik ini memungkinkan Anda untuk berpikir ke depan daripada terus-menerus berpindah dari satu tugas ke tugas lainnya.