Analisis Surat Keluar STKIP PGRI Bangkalan

PENDAHULUAN

Bahasa adalah suatu sistem lambang bunyi yang bersifat arbitrer digunakan oleh suatu masyarakat tutur untuk bekerja sama, berkmunikasi dan mengidentifikasi diri (Chaer dan Agustina, 2010: 11). Bahasa merupakan salah satu ciri yang membedakan manusia dengan makhluk hidup lainnya.

Bahasa dalam fungsinya sebagai alat komunikasi dipakai dalam berbagai bidang kehidupan manusia. Komunikasi adalah penyampaian informasi dan pengertian dari seseorang kepada orang lain (Widjaja, 1988: 16). Salah satu penggunaan bahasa sebagai alat komunikasi, yaitu penggunaan bahasa tulis. Surat sebagai sarana komunikasi tertulis mempunyai kelebihan dibanding dengan sarana komunikasi lainnya. Surat dapat menyampaikan informasi atau maksud dengan sejelas. Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain (wikepedia).

Dalam instansi, seperti STKIP PGRI Bangkalan, surat-menyurat sudah menjadi bagian penting, agar bisa berkomunikasi dengan instansi lain. Akan tetapi kadang tidak memerhatikan isi dan tatacara penulisan. Meskipun surat adalah media komunikasi tapi harus menggunakan tatacara bahasa tulis, percakapan tentang apa yang dikemukakan dalam surat harus mematuhi kaidah-kaidah bahasa yang digunakan dalam tatatulis (Nanik, 2014: 1).

Seperti kesalahan penulisan dalam surat keluar di STKIP PGRI Bangkalan: Hal :UNDANGAN, di BANGKALAN. Penulisan dalam contoh surat itu sangat sederhana tapi kesalahan itu sangat tampak di bagian pokok dan alamat surat. Seharusnya di STKIP PGRI Bangkalan dalam menulis undangan dan Bangkalan tidak memakai huruf kapital apalagi dengan urup tebal. Dengan kejadian seperti ini, surat itu perlu dianalisis. berdasarkan uraian tersebut maka rumusan masalah sebagai berikut 1) Bagaimana struktur penulisan dalam surat keluar di STKIP PGRI Bangkalan? 2)  Bagaimana struktur isi surat keluar di STKIP PGRI Bangkalan?

KAJIAN PUSTAKA
Pengertian Surat

Surat merupakan alat komunikasi yang penting. Dalam surat, pesan atau buah pikiran penulis surat disampaikan dalam  bahasa tulisan dan dikirimkan kepada penerima untuk mendapat tanggapan positif.

Dibandingkan dengan bahasa lisan, umumnya bahasa surat sebagai alat komunikasi secara tertulis relatif lebih singkat. Dalam menyusun surat harus dipertimbangkan baik-baik susunan kalimat, pilihan kata beserta artinya, dan perangkat ejaan serta situasi, karena semua hal tersebut sangat berpengaruh terhadap  penyampaian maksud. Isi surat harus simpatik, sopan, luwes, tapi luas, menarik, sehingga penulis semestinya menghindari pemakaian kata yang kurang tepat, yang bermakna ganda, dan terutama yang dapat menyinggung perasaan penerima surat (Thomas Wyasa Bratawidjaja, 1988: 42).

Menurut (Hendry Guntur Tarigan, 1994) mengungkapkan bahwa  ada empat komponen keterampilan berbahasa, yaitu: (a) keterampilan menyimak, (b) keterampilan berbicara, (c) keterampilan membaca, dan (d) keterampilan menulis. Selanjutnya dikatakan setiap keterampilan itu erat  pula berhubungan dengan proses-proses yang mendasari bahasa. Keterampilan hanya dapat diperoleh dan dikuasai dengan jalan praktek dan banyak latihan. Melatih keterampilan berbahasa berarti melatih pula keterampilan berpikir.

Surat adalah alat untuk menyampaikan sesuatu maksud secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lain. Atau dapat pula dikatakan bahwa surat-menyurat merupakan satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dengan komunikasi tertulis. Pihak-pihak yang tersangkut dalam kegiatan itu dapat berupa perseorangan atau badan (organisasi); sedangkan yang terlibat dalam kegitan ini adalah tiga unsur: penulis, isi surat, dan pembaca/ penerima surat (Bratawidjaja, 1988: 2).

Lebih jauh Bratawidjaja mengungkapkan penulis surat dapat mencapai sasarannya secara efektif, bila ia dapat membahasakan apa yang dimaksudkannya secara jelas dan mudah dipahami penerima surat. Dengan demikian dalam menulis surat, segala ketentuan mengenai menyusun karangan yang baik, berlaku pula pada penulisan surat. Seperti dalam mengarang, menulis surat terikat oleh patokan-patokan tertentu, agar pemikiran yang dirumuskan dapat mencapai sasarannya secara efisien dan efektif.

Jenis Surat

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

1.        Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

1)      Tidak menggunakan kop surat

2)      Tidak ada nomor surat

3)      Salam pembuka dan penutup bervariasi

4)      Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis

5)      Format surat bebas

2. Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:

1)      Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

2)      Ada nomor surat, lampiran, dan perihal

3)      Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

4)      Penggunaan ragam bahasa resmi

5)      Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi

1.        Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

2.        Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:

1)      Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

2)      Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

3)      Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

4)      Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

5)      Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

6)      Format surat tertentu

3.        Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini:

1)      Kepala surat

2)      Tempat dan tanggal pembuatan surat

3)      Nomor surat

4)      Lampiran

5)      Hal atau perihal

6)      Alamat tujuan

7)      Salam pembuka

8)      Isi surat

Struktur Penulisan Surat

1.      Penulisan Nomor Surat

Ada tiga pokok komponen yang ada pada bagian isi surat ini, yaitu nomor urust surat, kode, dan waktu pembuatan. Kata nomor sebaiknya ditulis lengkap dan diikuti tanda titik dua dengan huruf kapital hanya ada pada bagian awal. Di samping itu, penulisan tanda garis miring sebagai pemisah masing-masing komponen, baik dengan huruf atau angka yang diikuti maupun yang mengikuti. Contoh

Nomor: 13/104.4/J/2005

2.      Penulisan Lampiran

Isian bagian ini mengungkapkan jumlah sesuatu yang dilampirkan menyertai surat utama, bukan apa yang dilaampirkan. Kata lampiran dituliskan dengan hurup awal saja yang kapital. Kata ini dapat dituliskan secara lengkap maupun singkatannya, yakni lamp. dengan tanda titik dua, yang sejajar dengan nomor surat. Bila dalam surat utama tidak ada yang dilampirkan, sebaiknya bagian ini tidak diketikkan, kecuali bila format itu sudah dicetak. Contoh,

Lampiran  : Dua lembar

Lamp.       : Dua lembar

Lampiran  : 21 lembar

Lamp.       : 21 lembar

3.      Penulisan pokok surat

Isian bagian ini merupakan bagian penting karena disinilah inti surat itu dikemukakan. Oleh karena itu, isiannya harus ditulis secara jelas namun cukup singkat. Isian yang panjang tidak efesien, tetapi bila terlalu singkat kadang tidak efektif. Untuk itu penulis harus cermat memilih kata-kata yang sesuai. Dalam hal ini huruf kapital hanya diperuntukkan pada huruf pertama isiannya, kecuali untuk nama atau singkatan tertententu yang harus dituliskan denga huruf kapital seluruhnya. Tidak ada tanda baca apa pun yang mengakhirinya. Garis bawah pada isian ini, yang sering dilakukan orang juga tidak dibenarkan. Contoh,

Hal       : Undangan rapat

Hal       : Lomba pengarang

4.      Penulisan Tujuan Surat

Tujuan surat setidak-tidaknya memuat dua komponen, yaitu nama dan alamt penerima surat. Bagian ini dalam surat resmi selalu diawali dengan bentuk penghormatan yang terhormat, yang disingkat menjadi yth. Kata kepada seperti yang lazim dituliskan, sebaiknya dihilangkan sebab 1) kata ini berfungsi sebagai penghubung intrakalimat, 2) bila kata kepada digunakan pada bagian awal, seharusnya kata dari digunakan sebagi imbangannya, 3) bentuk ini sebenarnya merupakan pengaruh dari model penulisan surat-surat dalam bahasa Belanda ataupun Inggris zama dahulu. Contoh.

Yth. Kepala SDN Karah II

Jalan Karah 432 Surabaya

Kata kepada masih dapat digunakan apabila surat tersebut ditujukan tidak kepada prang secara langsung, seperti nama lembaga atau nama perusahaan. Contoh.

Kepada

PT Jatayu

Jalan Martadinata 27 Lampngan

Setelah ungkapan pernghormatan yang terhormat, biasa diikuti oleh nama orang dengan jabatannya atau sapaan, seperti bapak, ibu, saudara. Kata sapaan bapak atau ibu tidak boleh disingkatkan, kecuali saudara menjadi sdr. Kata sapaan itu dimulai dengan huruf kapital. Apabila sapaan itu digunakan, maka tidak boleh memakai gelar. Contoh.

Yth. Dr. Bambang Yulianto, M.Pd

Kera IV/39 Surabaya

Yth. Bapak Bambang Yulianto

Jalan Kerah IV/39 Surabaya.

Isi Surat

Tubuh surat meliputi bagia salam pembuka, isi surat, dan salam penutup. Dalam bagian isi surat juga terdapat bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup, yang masing-masing biasanya berwujud paragraf-paragraf.

1.      Penulisan Salam Pembuka

Salam pembuka yang biasanya digunakan dalam surat resmi adalah Dengan hormat. Ada pula instansi yang membakukan salam tertentu lainnya. Bila salam pembuka ini digunakan, salam tersebut ditulis dengan huruf kapital hanya pada bagian awal. Akhir salam ini diberi dengan tanda koma. Dalam surat bentuk resmi (official style) salam ini tidak lazim digunakan. Contoh.

Dengan hormat,

Asalamualaikum w. w.,

Salam sejahtera,

2.      Penulisan Bagian Isi Surat

Bagian ini meliputi beberapa subbagian, yakni paragraf pembuka, paragraf inti, dan paragraf penutup.

1)      Paragraf pembuka berisi pengantar untuk menarik perhatian penerima surat. Contoh.

(1)   Surat saudara telah kami terima tanggal...

(2)   Sehubungan dengan surat saudara tanggal 5 Oktober 2005, nomor...

(3)   Dengan menyesal kami memberitahukan bahwa..

(4)   Dalam rangka..., kami memberitahukan...

2)      Penulisan Paragraf Inti

Paragragraf ini memuat maksud penulisan yang sebenarnya. Kata WIB. tidak perlu ditulis apabila yang diundang adalah orang-orang dalam satuan waktu yang sama (sama-sama memakai WIB), kecual orang yang diundang ditujukan pada yang tidak memakai WIB. Seperti Makasar.

Contoh.

Dalam rangka penyusuna proposal BOS untuk sekolah kita, dengan ini kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu pada

hari           : Senin

tanggal      : 14 Mei 2006

waktu        : pukul 12.00 – 15.00

tempat       : Ruang Kelas III

3)      Penulisan Paragraf Penutup

Bagian ini biasanya berisi penegasan isi sura, ucapan terima kasih, imbauan, atau harapan. Paragraf penutup hendaknya dibuat singkat dan jelas, namun harus tetap memerhatikan kaidah-kaidah kebahasaan. Contoh.

(1)   Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

(2)   Demikian atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan terima kasih.

(3)   Demikian untuk digunakan sebagiamana mestinya.

(4)   Demikian yang dapat kami laporkan untuk dapatnya menjadikan maklum, atas perhatiannya disampaikan terima kasih.

METODE PENELITIAN

Penelitian ini bertujuan untuk memperoleh deskripsi tentang syistem penulisan dan isi durat keluar STKIP PGRI Bangkalan. Dengan demikian penelitian ini merupakan penelitian deskriptif.

Metode deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti setatus sekelompok manusia, suatu obyek, suatu set kondisi, suatu sistempeikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Tujuan dari penelitian deskriptif ini adalah untuk membuat deskipsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, factual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antar fenomena yang diselidiki.

Menurut Whintney (1960), metode deskriptif adalah pencarian fakta dengan interpretasi yang tepat. Penelitian deskriptif mempelajarai masalah-masalah dalam masyarakat serta tatacara yang berlaku dalam masyarakat serta situasi-situasi tertentu, termasuk tentang hubungan, kegiatan-kegiatan, sikap-sikap, pandangan-pandangan, serta proses-proses yang sedang berlangsung dan pengaruh-pengaruh dari suatu fenomena. Dalam metode deskriptif, peneliti bisa saja membandingkan fenomena-fenomena tertentu sehingga merupakan suatu setudi komparatif . adakalanya peneliti mengadakan klasifikasi, seerta penelitian terhadap fenomena-fenomena dengan menetapkan suatu setandar atau suatu norma tertentu sehingga banyak ahli menamakan metode deskriptif ini dengan nama survei normatif (normative survey). Dengan metode deskriptif ini juga diselidiki kedudukan (status) fenomena atau factor dan melihat hubungan antara satu factor dengan factor  yang lain. Karenanya, metode deskriptif juga dinamakan studi status (satus study).

Moleong (2008:11) berpendapat bahwa penelitian deskriptif yaitu data yang dikumpulkan adalah berupa kata-kata gambar dan bukan angka-angka. Penelitian deskriptif adalah jenis penelitian berdasarkan data pembahasannya. Penelitian ini mengumpulkan data dengan mengelompokkannya, mendeskripsikan data yang berupa surat keluar STKIP PGRI Bangkalan.

Penelitian dengan menggunakan pendekatan kualitatif digunakan jika data yang diambil merupakan data kualitatif yaitu tersaji dalam bentuk kata-kata ataupun kalimat, keseluruhan data yang diperoleh akan diproses dan disajikan dalam bentuk kolom disertai dengan uraian naratif, sehingga dapat menjawab 

1.        Data dan Sumber Data

Data penelitian adalah semua informasi yang diperlukan untuk memecahkan masalah penelitian (Ibnu, dkk. 2003: 89). Data yang diambil dalam penelitian ini adalah berupa surat keluar STKIP PGRI Bangkalan dan diperoleh melalui teknik dokumentasi yaitu mengambil langsung dari B.A.K. Menurut Lofland dan Lofland sumber data utama dalam penelitian kualitatif ialah kata-kata, dan tindakan lain-lain. (dalam Moleong, 2008: 157). Dalam penelitian ini sumber datanya adalah berupa surat keluar di STKIP PGRI Bangkalan.

Jadi, dalam penelitian ini berupa tulisan dari isi surat keluar STKIP PGRI Bangkalan. Peneliti akan mentranskipsikan semua isi surat yang terdapat di surat keluar STKIP PGRI Bangkalan

2.        Metode dan Teknik Analisis Data

Metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah metode dokumentasi, yaitu metode yang menghasilkan prosedur analisis yang tidak menggunakan prosedur analisis statistic atau cara kuantitaif  lainnya (Moleong,2006:6). Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah simak dan catat, yaitu teknik pengumpulan yang dilakukan dengan membaca secara cermat kemudian dicatat dalam bentuk kode tertentu untuk memudahkan pengambilan acuan pada data. (Straus,2003:-3,Mahsun,90-3).

Karena penelitian ini menggunakan dokumen, metode yang digunakan adalah metode deskriptif. Teknik analisis data dalam penelitian ini menggunakan teknik analisis isi. Analisis isi adalah teknik penelitian untuk keperluan mendeskripsikan secara objektif, sistematis, dan kualitatif tentang manisfestasi komunkasi. Teknik ini digunakan untuk menarik kesimpulan yang valid dari sebuah buku atau dokumen, analisi data penelitian ini dilakukan dengan langkah langkah berikut:

1)      Membaca intensif objek penelitian.

2)      Mengklasifikasikan data sesuai dengan fokus penelitian.

3)      Megurutkan data.

4)      Mengevaluasi data.

5)      Menganalisis data sesuai dengan metode yang digunakan.

Data-data yang terkumpul dalam penelitian ini dianalisis dengan menggunakan metode agih. Metode agih adalah metode yang alat penentunya justru bagian dari bahasa yang bersangkutan itu sendiri (Sudaryanto, 1993: 15). Metode agih yang dilakukan dengan teknik lanjutan yang berupa teknik ganti, teknik lesap.

PEMBAHASAN

Dilihat gambaran isi surat yang keluar dari STKIP PGRI Bangkalan cukup komunikatif dan sangat simpel. Namun, perlu diketahui surat keluar tersebut banya kesalahan dalam penulisannya, baik kesalahan-kesalahan penulisan dan format isi surat tersebut.

1.        Kesalahan Dalam Penulisan Surat Keluar STKIP PGRI Bangkalan.

1)        Kesalahan penulisan pada lampiran surat

Lampiran         : -

2)        Penulisan pada klarifikasi lampiran surat

Lampiran         : Satu lembar

3)        Kesalahan penulisan pada pokok surat. Yaitu.

(1)   Hal                : UNDANGAN

(2)   Perihal           : Permohonan Ijin Observasi/Penelitian

(3)   Perihal           : Surat Edaran Kartu BPJS

(4)   Perihal           : Undangan   Rapat

4)        Penulisan pada klarifikasi poko surat.

(1)   Hal                : Undangan

(2)   Perihal           : Permohonan ijin observasi/penelitian

(3)   Perihal           : Surat edaran kartu BPJS

(4)   Perihal           : Undangan rapat

5)        Kesalahan penulisan pada tujuan surat.

(1)   Kepada Yth.

Eli Masnawati, M.Pd

di

Bangkalan

(2)   Kepada

Yth.   : Kepala SMPN 1 Kamal

di Bangkalan.

(3)   Kepada

Yth.           : Kepala SMPN 03 Kamal

di- Bangkalan.

(4)   Kepada Yth.

Bapak/Ibu ...........

di

Tempat

6)        Penulisan pada klarifikasi tujuan surat

(1)   Yth. Eli Masnawati, M.Pd

Bangkalan

(2)   Kepada

Kepala SMPN 1 Kamal

Bangkalan

(3)   Kepada

Kepala SMPN 03 Kamal

Bangkalan

(4)   Yth. Bapak/Ibu ......

Di tempat

2.     Kesalahan Dalam Penulisan Isi Surat Keluar STKIP PGRI Bangkalan.

1)        Kesalahan penulisan isi surat.

(1)   Mengharap dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu pada:

Hari/Tanggal             : Senin/ 21 November 2016

Waktu                       : 09.00 WIB – Selesai

Acara                        : Pra RAKER

Tempat                      : Ruang Rapat Lt. 2

Demikian undangan ini kami sampaikan, atas kehadirannya disampaikan terimakasih

(2)               Sehubungan telah dilaksanakan test mahasiswa baru gelombang III tahun akademik 2016/017 dimohon kehadiran Bapak/Ibu Kaprodi dan Sekprodi pada:

Hari               : Senin

Tanggal         : 29 Agustus 2016

Pukul             : 08.00 WIB s/d selesai

Acara            : Rapat Pleno Hasil Test Mahasiswa Baru 2016

Tempat          : Ruang Rapat Lantai 2

Demikian atas perhatian dan kerjasamanya disampaikan terima kasih.

1.      Penulisan pada klarifikasi isi surat

1)                 Sehubungan akan dilakasanakan RAKER, mengharap kehadiran Bapak/Ibu pada:

hari           : Senin

tanggal     : 21 November 2016

waktu       : pukul 09.00 – Selesai

acara         : Pra RAKER

tempat      : Ruang Rapat Lt. 2

Demikian atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan terima kasih.

2)                   Sehubungan telah dilaksanakan test mahasiswa baru gelombang III tahun akademik 2016/017 dimohon kehadiran Bapak/Ibu Kaprodi dan Sekprodi pada:

hari           : Senin

tanggal     : 29 Agustus 2016

waktu       : pukul 08.00 - Selesai

acara         : Rapat Pleno Hasil Test Mahasiswa Baru 2016

tempat      : Ruang Rapat Lantai 2

Demikian atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan terima kasih.

PENUTUP

 Kesimpulan

Surat merupakan alat komunikasi yang penting. Dalam surat, pesan atau buah pikiran penulis surat disampaikan dalam  bahasa tulisan dan dikirimkan kepada penerima untuk mendapat tanggapan positif.

Surat adalah alat untuk menyampaikan sesuatu maksud secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lain. Atau dapat pula dikatakan bahwa surat-menyurat merupakan satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dengan komunikasi tertulis. Pihak-pihak yang tersangkut dalam kegiatan itu dapat berupa perseorangan atau badan (organisasi); sedangkan yang terlibat dalam kegitan ini adalah tiga unsur: penulis, isi surat, dan pembaca/ penerima surat (Bratawidjaja, 1988: 2).Dalam surat ada, ada surat peribadi, surat dinas, surat, surat niaga, dan surat lamaran

 Saran

Kami mengharapkan bagi pembaca agar memberi kritik dan saran pada penelitian ini dengan harapan penelitian selanjutnya menjadi lebih baik.

Daftar Pustaka 

Yulianto, Bambang. 2008. Mengembangkan Menulis Teknis. Surabaya. Unesa Uneversity Press

Suryani, Nanik. 2014. Korespondensi Bahasa Indonesia. Yogyakarta. Graha Ilmu